社内報は最強のコミュニケーションツール！
皆さまは「社内報アワード」ってご存知ですか?
※画像はイメージです
「社内報アワード」とは、日本中の各企業から集まった、優秀な社内報を表彰するイベントです。
先日、この年に一度の社内報日本一を決める審査員の一人として参加しました。
様々な業界の広報経験者から、ライター、デザイナーなど約40名の審査員が、コンテンツやデザインの両面を、あらゆる観点からスコア付けします。すべての応募作品(社内報)に今後のステップアップにつながる専門家による詳細なフィードバックがあるため、参加者にとって満足度が高いコンクールなのではないでしょうか。
社内報が会社にとって重要なワケ
ところで、皆さまの会社にも社内報はありますでしょうか? 今や、社内報は紙媒体だけでなく、ウェブサイト上で閲覧できるようになっていたり、動画でも作られる時代です。
企業トップの年頭所感や新入社員のプロフィール紹介、各事業部の直近の動向など、社内における様々な情報が掲載されている便利なツールですが、「あって当たり前」だなんて思っている方もいらっしゃるのではないでしょうか。
実は、社内報が機能しているかいないかでは、以下のようなことに影響が出てしまいます。
社員のモチベーション
会社への忠誠心
社員のSNSによる情報発信やメディア対応
企業の社会的評価
先ず、「社員のモチベーション」が社内報の不活用によって低下する原因は何でしょうか。
例えば、メディアのインタビュー記事で社長が語っている内容が「初耳」だった時、あなたはどう思いますか?(なんとも思わないのなら重症かもしれません…)
恐らくは、疎外感を感じるのではないでしょうか。これは、会社のキャリアが長い人ほど、その度合いが強くなるのではないかと思います。
同じ会社の一員でありながら、情報が届かないことによって、自分は”蚊帳の外”であると感じた社員のモチベーションは下がります。なぜなら”自分事”に感じないからです。
すると、次第に会社への忠誠心も薄くなり、上司や経営陣への不信感を抱くようになるでしょう。
そうなると、今の時代、従業員はSNSを駆使して不適切な投稿をしてしまう可能性も少なくはありません。
さらには、不祥事などで会社が注目されると、マスコミは従業員に接触しコメントを取る場面がありますが、それに対しても不適切な情報、例えば、無防備に会社の事情や個人的見解を話してしまう従業員も出てくることでしょう。
結果として、その会社は著しく世間からの評価を落としてしまいます。
決して大袈裟な話ではなく、それほど、社内報というコミュニケーションツールは重要なのです。
社内報で企業力をアップする方法
社内の人は一番の会社の広告塔です。
営業はもちろん、受付や人事の採用担当など、特に外部と接触するすべての従業員は会社の印象を左右します。さらには、全従業員のパートナーや家族、友人などを通じて、その会社の評価は広がります。
故に、従業員に万遍なく、フラットに情報を届けることができる社内報を活用することで、社員のモチベーションは上がり、忠誠心はさらに強くなります。
(経営陣のメディアでの発言も、普段から社内報などのコミュニケーションツールで共有できている内容であれば、そのメディアでの情報は従業員にとって「共感」になります。)
そして、どのセクションの従業員であっても、対外的に発信する内容、方向がぶれないことで、結果としてその会社の社会的評価は高まるのです。
私が様々な企業の広報コンサルティングを通して確信することとして、社内コミュニケーションが円滑な会社は、イコール、成功している会社だということです。
同じ会社でも会う人によって見解や会社の方向性に違いが見受けられる会社には不安を感じますし、実際、経営状態は芳しくないことが多いのです。
会社の幹部はもちろん、従業員によって対外的に発信する内容がぶれないための「社内に向けたブランディング」、つまり、社内コミュニケーションツールの一つである社内報を最大限に活かして、企業力を向上させましょう。
こんな社内報には要注意！
私は、”会社の重要な仕事に関与している”というモチベーションを従業員に吹き込むこと(=社内コミュニケーション活動)が、社内報の真価だと思っています。
今回の社内報アワードでも、「如何に読んでもらえるような内容や工夫がされているか」という観点で審査いたしました。
社内報アワードの参加社は有名企業も多く、これまでのべ2,000社にものぼります。これだけ多くの参加企業があれば、もちろん「ソレダメ！」な社内報も残念ながら存在します。
ソレダメ！その１「作って満足していませんか?」
読者である従業員の心に、本当に響くのかが計りかねるような、「作り手の思いの強さ」が目立つ、”自己満足”な社内報は要注意です。
例えば、春、新入社員が入社して初めて読む社内報に、自分たちの会社の歴史を大河ドラマもビックリな長い年表や、細かい文字による解説でボリュームたっぷりの記事が、果たして社風に慣れていないフレッシュな新人に響くでしょうか。
(しかしながら、新入社員に理解してもらいたい気持ちは非常によく分かります。)
「社内報を読んだ後に、読んだ人にどういう行動をとってもらいたいのか?」
このことを想定して社内報は作るべきです。なぜなら上述したように、社内報は従業員のモチベーションを上げ、企業の成長を促すためのアクションを起こす動機ツールだからです。
そのことを念頭に、社内報担当の方には、読んだ人の感想や、その後どう行動したのかのフィードバックをもらい、社内報が効果的に機能しているかを検証することをお勧めします。
ソレダメ！その2「作ったら終わりになっていませんか?」
これは審査基準には入っていませんでしたが、個人的には読んでもらうための啓蒙活動が重要だと思っています。
社長をはじめ、上層部に社内報が如何に大事かを従業員に対して啓蒙してもらい、さらに、できるだけ多くの従業員に関わってもらうことです。
経営陣への説得は簡単なことではありませんが、社内コミュニケーションが欠落することで、経営にどれだけのデメリットがあるのか、逆に、上層部が積極的に啓蒙し、社内報を通じた社内コミュニケーションがスムーズになれば、より一層の企業推進力になることを説いていきましょう。
「自分事にしてもらうコツ」
社内報の制作においても、例えば、普段出張しないような人に、普段接点のない地方支店の従業員にインタビューをしてもらうなど、広報部や社内報担当だけで企画から編集を完結せず、できるだけ多くの従業員に関与してもらうことが、”自分事”になるコツです。
社内報アワードに参加するメリット
「社内報アワード」は毎年2月から募集が開始されます。
私が審査した「社内報アワード2019」の結果は9月に発表、10月に授賞式が開催され、受賞企業は「週刊東洋経済」「東洋経済オンライン」に掲載されます。
自社の社内報を適正に評価して欲しい、レベルアップさせたいという社内報担当の方は、次回「社内報アワード2020」に是非ご応募してみてはいかがでしょうか。